Concierge Organizer

Si la France est le berceau du métier de Concierge, et de sa célèbre association professionnelle « Les Clefs d’Or », elle a également vu naître ce produit, conçu dans l’esprit de tradition d’excellence de ce métier, par ceux qui l’exercent avec passion, l’auteur d’une part, mais aussi de talentueux Concierges travaillant dans quelques-uns des meilleurs palaces au monde et dont la réflexion a permis de toujours parfaire ce formidable outil et ainsi dépasser les attentes d’une clientèle exigeante.

L'exercice de ce métier a apporté quelques constatations qui sont à la base de toutes décisions prises au cours du développement de Concierge Organizer :

- La toute première, c'est que trop souvent aujourd'hui, l'outil informatique, au lieu d'aider et d'accelérer le travail, crée des contraintes supplémentaires qui vont à l'encontre de la raison pour laquelle il a été mis en place ... Chacune des tâches accomplie sur Concierge Organizer doit être au moins aussi rapide que la même tâche équivalente avec les méthodes traditionnelles. En réalité, dans la grande majorité des cas le travail est beaucoup plus rapide et peu contraignant.

- La suivante est qu'avec l'avènement des nouvelles technologies, le métier qui consistait essentiellement à s'occuper d'un client au cours de son séjour, s'est déporté en amont de celui-ci et une grande partie des désirs de la clientèle se traite bien avant son arrivée. Les attentes de la clientèle pour des destination comme Paris et la France, sont extrêmement élevées, les réponses doivent être efficaces, précises, rapides, dans une grande rigueur de travail. C'est pourquoi Concierge Organizer est bâti sur le principe, de plus en plus répandu, d'un travail de Front Office, en contact avec la clientèle présente, et d'un travail de Back-office, essentiellement tourné vers la clientèle à venir.

- Ensuite, il est évident que le Concierge exerce un métier où il se doit de pouvoir gérer plusieurs tâches de front et finaliser l'une sans oublier les autres, pouvoir interrompre une conversation avec un client pour répondre à un appel tout en gardant en mémoire la consigne d'une mission à effectuer pour un troisième client alors qu'il a déjà en main une dizaine de demandes d'autres clients, toutes plus urgentes les unes que les autres. Non seulement Concierge Organizer va l'aider à enregistrer toute ces demandes afin que lui ou les membres de son équipe puissent exécuter le travail demandé, mais surtout, à aucun moment Concierge Organizer ne dictera de devoir compléter une tâche avant de pouvoir passer à une autre. Vous enregistrez une réservation de restaurant, mais un client souhaite une adresse et un itinéraire pour s'y rendre, vous interrompez votre saisie de réservation sans contrainte afin de répondre au plus vite à cette demande.

- Pour suivre, en toutes choses, nous avons constaté trois états :

• Le premier appelle une intervention immédiate : un restaurant en liste d'attente, une baby-sitter à annuler, une consigne à exécuter.
• Le second est un état d'attente, un établissement à confirmer, un paquet livré mais pas encore remis car on ne peut déranger la chambre, une information que l'on a réclamée à un client et que l'on attend pour pouvoir continuer à solutionner un problème.
• Le troisième est l'état d'achèvement d'une situation, qu'il s'agisse d'une table qui a été annulée, d'un transport qui a été confirmé, d'une consigne achevée, d'un paquet livré en chambre.

Pour chacun de ses états, Concierge Organizer prévoit trois voyants de couleur : rouge pour demander l'attention immédiate, jaune pour signifier un état d'attente, et vert pour informer d'un état d'achèvement. Si les statuts ne sont pas limités, ils correspondent toujours à l'une de ces couleurs de voyants.

- Enfin, à l'évidence, le Concierge qui est sollicité de toute part doit prendre possession d'un ordinateur afin d'executer une tâche immédiatement. A l'inverse de ce qui se fait en informatique où tout doit être bien homogène, chaque écran de Concierge Organizer possède sa propre charte de couleurs et de ce fait, il est extrêmement aisé et intuitif de s'orienter d'un écran à l'autre.

Mais Concierge Organizer comprend encore d'innombrables secrets que vous aurez bientôt plaisir à découvrir ...